第一章　總則

  一、為健全公用物品（以下簡稱物品）管理作業制度，提升使用效能，特訂定本手冊。

  二、中央政府機關、國立學校及國營事業（以下簡稱各機關）物品之管理，除國營事業生產用物品外，依本手冊之規定。

  三、本手冊所稱物品管理，指關於物品之採購、收發、保管、登記、報核及廢品之處理。

  四、本手冊所稱物品，指金額未達新臺幣一萬元，或使用年限未達二年之設備、用品等。並按性質、效能及使用期限分類如下：

  （一）消耗用品：指公用物品經使用後喪失其原有效能或使用價值者，如事務用品、紙張用品、衛生用品等。

  （二）非消耗品：指公用物品質料堅固，不易損耗者，如事務用具、餐飲用具、陳設用具等。

  五、各機關採購物品之經費預算，應衡酌以往年度實際需求狀況及庫存情形，以及本年度預估需求覈實編列，不得有浮編預算之情

          形，並應擬訂周妥之採購計畫，依計畫及實際需求辦理採購，除確須存備安全存量（以一個月所需數量為度）外，不得有超額

          採購消化預算 之情形。

  六、物品之規格，除有統一規定者外，應視實際需要定之，在採購之目的及效果上不得限制競爭。同類物品之式樣、大小、顏色、

          品質，應力求劃一。

  七、各單位請購之物品，應依前點規格訂定原則辦理。但確因特殊需要，經機關首長核准者，不在此限。

  八、物品應參考財物標準分類之規定分類，並得以號碼代替名稱。

  九、各機關物品管理工作之計畫及分配，應依其組織及業務狀況自行訂定。

  十、各機關之物品管理，得以電腦化作業為之。

  十一、物品帳簿及表單，得以電子檔案或所列印之書面資料充之。

第二章　採購

  十二、物品之採購，應依政府採購法及其相關規定辦理。

  十三、採購物品應依下列原則辦理：

  （一）物品管理單位應參照以往年度物品使用情形，估計下年度需求數量，於年度開始前一個月，擬定採購計畫，編列採購概算表

           （格式如附件一）。

  （二）物品管理單位於編製前款採購計畫前應通知各單位，就業務所需開列物品清單，送物品管理單位彙案辦理。

  十四、採購物品應注意下列要領：

  （一）物品採購規格之訂定，在無限制競爭之原則下，應以品質、性能及使用效益等為優先考量因素。

  （二）採購之物品，應儘可能附加本機關之標誌。

  （三）採購人員，應憑核定之物品請購單或簽文辦理，不得無故稽延，並須注意與請購所列之種類、規格、數量等條件是否相符。

  （四）物品受有氣候、物理或化學等作用之影響者，應慎酌採購。

  十五、物品採購依照各機關分層授權範圍辦理，其程序如下：

  （一）物品之採購，採購單位應依採購計畫並配合預算，簽准後辦理，並優先適用集中採購之共同供應契約。

  （二）非共同供應契約採購之一般辦公物品或專用物品，分別由物品管理單位統籌請購或使用單位請購。均應填具物品請購單（格

             式如附件二），經機關首長或其授權人員核准後，送採購單位採購。

第三章　收發及保管

  十六、物品採購驗收完畢後，採購單位應將支出憑證及相關表件，送主（會）計單位辦理公款核付，並由物品管理單位為物品增加

             之登記。

  十七、物品經驗收後，送交保管單位，憑驗收單或支出憑證點收，加蓋保管簽收章戳後，登錄管理。

  十八、物品保管應注意下列事項：

  （一）未經驗收之物品，不得存放於物品儲藏處所。

  （二）消耗用品與非消耗品，應分別分類存儲。

  （三）保管之物品應分類編號，其編號與標籤製作方法如下：

          1.消耗用品編號，以簡明扼要為原則，包括機關名稱、分類字軌及編定號數，並應與物品收發分類帳編號目錄相符。編號標籤

            ，黏貼於分格儲藏之橫額上，物品本身不必加蓋編號標誌。（格式如附件三）

         2.非消耗品之編號方法與消耗用品同。但須註明採購日期，視事實需要編號末尾增添一序數編號，編號標籤黏附於物品本身。

            （格式如附件四）

         3.物品編號標籤之質地須經久耐用，視事實需要，可以金屬或塑膠製成。

  （四）數量或體積較大之物品，應存放於倉庫或儲藏室內易於堆高之適當地點。

  （五）需經常發領之物品，用櫥櫃存貯，安置於易於取放之適當地點。

  （六）物品之儲放，應分別種類，按其形態、體積、數量放置整齊。

  （七）儲藏處所之大小，應配合物品之多寡，作適當分配，不宜過狹。

  （八）物品儲藏處所應力求堅固、乾燥、通風、防水，以免腐蝕發霉，並應配置消防及防盜設備，注意安全。

  （九）物品儲藏處所應禁絕煙火，非保管人員未經許可不得進入；消防用品如滅火機、滅火彈等，應標明使用方法及應注意事項；

              並應經常注意檢查電線，以防火災。

  （十）危險物品、藥品及化學品，應與普通物品隔離儲存，其處所應隨時檢查；並應標示警語，提醒注意，以防意外。

  （十一）下列物品，得選擇適當之露天地點存儲，但應注意安全防護：

           1.體積及重量龐大，不便庫存，或難以搬運之物品。

           2.包裝良好，不受氣候影響，或短期內即行配發之物品。

           3.廢品。

  （十二）損壞之物品，經評估尚有使用價值者，宜修復利用，不得棄置。

  十九、物品管理單位對各單位所保管或使用物品，應隨時檢查收發及存管之數量，非消耗品並應於每年六月及十二月底各盤點一

              次，並由機關長官指定政風、主（會）計、檢核或稽核單位派員監盤（格式如附件五）。

  二十、盤存物品，應將盈虧數量列入物品收發月報表（格式如附件六），並於備註欄註明盈虧數量；保管人員如調離職務時，應

              將經管物品及簿冊單證盤點交清，並由主管派員監交。

  二十一、物品之核發，依下列規定辦理：

  （一）物品之核發，必須根據領用標準辦理，領用人應填送領物單（格式如附件七）連同領用物品分戶登記卡（格式如附件八）

              向核發單位領用。

  （二）物品領用標準訂定後，應在規定標準內核發；其因特殊情形，超過領用標準時，由物品管理單位主管與使用單位主管會核

              辦理。

  （三）領物登記卡，須經物品管理單位蓋章後始為有效，用完時另換新卡，領物登記卡每單位或每人發給一張，不得轉借使用。

  （四）領物人於領物單上簽章後，應經單位主管審核蓋章，再送物品管理單位核發。

  （五）物品核發人接到領物單或領物登記卡，應先行核對無誤後，始得發給。

  （六）同類物品，先購者先發，以免久存變質。

  （七）非消耗品之使用保管人於離（退）職前，應辦妥繳回或移轉手續，物品管理單位並據以變更列管資料。

  （八）非消耗品之借用，借用人應填具物品借據（格式如附件九），並註明借用期限，由單位主管核章後送物品管理單位據以請

              借。

  （九）物品借據應依序號裝訂，交保管單位保管，收回原物時，退還借據。

  （十）借出物品到期未還，應即向借用人催繳，需繼續借用時，應辦理續借手續。

  二十二、物品之驗收、保管及借用人應負之責任如下：

  （一）驗收人點收之物品，有短收或不合規格，或舞弊情事，應視情節輕重，依法賠償或議處。

  （二）保管人應將物品妥慎保管，因疏忽而遭致損失或損壞時，應視情節輕重，依法賠償或議處。

  （三）保管人發現存管物品缺少時，應查明原因，據實報告，不得隱匿。

  （四）遇有竊盜事件發生，應立即報警，並保持現場原狀，留備偵查，並將損失物品名稱、數量開列清單，備文報案。

  （五）保管人或借用人對於保管或借用之物品，如有侵占、盜賣等情事，一經發覺，應由物品管理單位，陳報機關首長懲處並依

              法究辦。

  （六）物品之賠償，應依照遺失或損壞時之市價計算；如係舊品，按已使用時間折價賠償。

  （七）物品保管，因天災事變或其他不可抗力致毀損滅失者，應依審計法施行細則第四十一條規定，檢同有關證明文件，經主管

              機關查明

          屬實轉請審計機關核准解除其責任。

第四章　登記及報核

  二十三、辦理物品登記應注意下列事項：

  （一）物品管理單位，應設置消耗用品收發分類帳及非消耗品收發分類帳（格式如附件十）。

  （二）物品收發除分類帳外，視事務之繁簡需要，另立分戶帳。

  （三）物品之登記，收入應憑發票或驗收單；發出應憑領物單或核准發給物品之文件，分別登帳。

  （四）物品收發數量及金額於每月月終結算後，在各該分類、分戶帳頁，劃一紅線總結，將餘額轉入下頁。

  （五）保管人應按日將借出物品登記於物品借出登記簿內（格式如附件十一）；物品收回時，發還原借據，並予註銷。

  （六）登記工作，應隨收隨登，隨發隨登，不得積壓、遺漏或錯誤。

  （七）各種單證，均應編號整理，裝訂成冊，以供查核。

  （八）物品依法定度量衡單位辦理登記。

  二十四、物品管理單位應注意物品收發帳目結存數量與庫存數量相符，並應於每月月終編製下列報表：

  （一）物品收發月報表，於次月十日以前報請機關首長核閱。

  （二）將各單位每月領用物品之品名、數量統計列表（格式如附件十二），於次月十日以前送請各單位主管核閱。

第五章　廢品之處理

  二十五、消耗用品一經領用，即作消耗登帳，不必再行報廢。

  二十六、非消耗品之使用期限，應依下列原則訂定：

  （一）照財物標準分類中相類似財產之使用年限。

  （二）無前款資料者，由經管機關依其質料、性能、構造及用途，自行酌訂。

  二十七、物品有下列情形之一者，得予報廢：

  （一）庫存消耗用品，因儲存過久，以致變質（如化學藥品或墨水等）、蟲傷及鼠害或更改規格式樣（如印刷品等），失去原

             有效能，不

         能使用。

  （二）非消耗品已逾使用期限，失去原有效能，不能整修再用。

  （三）非消耗品未滿使用期限，因特殊情形而致損壞不能修復利用。

  （四）非消耗品未經領用，而在庫存或遷移搬運中，遭受不可抗力之事由而致毀壞，不能修復利用。

  二十八、損壞不堪修復之物品，於未經核准報廢前，應妥予保管，不得毀棄。

  二十九、物品之報廢手續如下：

  （一）由申請報廢人填具物品報廢單（格式如附件十三），註明報廢物品品名、數量、規定使用期限、已使用期間、報廢原因

             等，以供審核。

  （二）非消耗品未達使用期限，而必須報廢者，申請人應敘明特殊之原因。

  （三）物品報廢單應經申請報廢單位之主管蓋章證明，經核准後，連同廢品送交物品保管單位點收。

  （四）物品報廢之核定，經視報廢物品每件原價，依照行政院訂定之各機關財物報廢分級核定金額表（以下簡稱財物報廢分級

             核定金額表）

              之規定，報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後為之，其屬經管機關權限者，由機關首長核定後辦理。

  （五）物品報廢得由物品保管單位先予檢驗，於報廢單上簽章證明，轉請監驗人或事務主管查核。

  （六）物品報廢經核定後，無論變賣、利用、轉撥、交換或銷燬，均應在物品帳內，予以註銷。

  三十 、廢品應按下列規定整理，不得隨意棄置：

  （一）分類儲存：

        1.廢品應按其品質，分類妥為儲存（如五金類、木質類、紙質類、磁質類等）。

        2.廢品可供利用者，應分別選出，另行儲存。

  （二）計量登帳：

       1.不能作其他利用之廢品，應折計其品質重量（如五金廢品屬於銅質者，即折計其廢銅若干公斤；屬於鐵質者，即折計其廢

          鐵若干公斤；如木器廢品，即折計其廢木若干才或若干公斤）。

      2.利用廢品，依其形態、單位、數量分別登帳（如廢箱若干個等）以便處理。

  （三）廢品經整理後，應列清單（格式如附件十四），報請處理。

  （四）報廢物品之保存期限，應視實際情形，予以規定，但每年至少清理一次。

  三十一、變賣廢品（含下腳料處理）應注意下列事項：

  （一）無法利用之廢品，但仍存有殘餘價值者，可予變賣。

  （二）無法利用且不具機密性之印刷品或辦公室廢紙，得售與紙廠製作再生紙漿。

  （三）廢品之變賣，應先預估底價，視其金額之多寡，依照規定程序辦理現狀標售。

  （四）廢品標定，得標人提貨時，比照驗收之規定辦理點交。

  （五）廢品變賣所得之價款，除編製附屬單位預算之基金應依有關規定處理者外，其餘各機關應一律解庫。

  三十二、廢品利用之方式如下：

  （一）廢品失其原有效能，但可轉為其他用途者，應即加以利用。

  （二）廢品原件中有可供利用部分，應拆除作為可供利用之備件。

  （三）廢品原件不能利用。但經成本效益評估後，認定加工後可再利用者，應儘量予以加工利用。

  （四）可利用之廢品，應另予登錄使用。

  （五）加工後利用之廢品，無論自行加工或招商加工，均依照規定程序辦理，加工後製成之新品，比照驗收及登記之規定，辦

             理驗收登帳。

  三十三、本機關不能利用之廢品，而其他機關或團體可予利用者，得作價或無償轉撥供其再利用。

  三十四、廢品銷毀應注意下列事項：

  （一）木質、布質、化學藥品等變質之廢品，得視同垃圾，依廢棄物清理相關規定妥善處理。

  （二）廢品銷毀應經權責機關核定。

  （三）銷毀不能利用之物品，依照財物報廢分級核定金額表規定金額造具清冊，報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後

              為之；其屬經管機關權限者，由機關首長核定後辦理。

  （四）廢品銷毀後，應於原核准之廢品處理單備註欄，註明銷毀日期，並加蓋銷毀人及監毀人印章。

第六章　物品管理之檢核

  三十五、各機關對於物品管理，應定期或不定期辦理檢核，每半年至少辦理一次。

  三十六、各機關實施物品管理檢核，得組成檢核小組執行之，其成員由事務（物品管理人員除外）、政風、主（會）計、檢核

          或稽核等相關單位派員參加。

  三十七、物品管理之檢核要項如下：

  （一）各類非消耗品之使用期限，有無詳細規定。

  （二）物品採購作業，是否依規定辦理請購並經核准，採購是否依政府採購法規定辦理。

  （三）物品驗收，是否依照規定手續辦理。

  （四）庫存物品，是否帳物相符。

  （五）庫存物品是否分類，放置是否整齊。

  （六）物品之核發，是否按照領用標準及程序，切實執行。

  （七）物品登記，是否確實。

  （八）物品是否儲藏適當處所。

  （九）廢品是否依規定辦理。

  三十八、各機關實施物品管理檢核之結果，應報告機關首長。除部會本身以外，並應報上級機關備查。

第七章　附則

  三十九、地方政府之物品管理，得參照本手冊辦理。